Aus Fehlern lernen – Gutes beibehalten und optimieren

Einen schönen Guten Tag an alle Follower und interessierte Leser!
Heute möchte ich die Arbeit an meinem Blog abschließen. Dafür habe ich noch eine Zusammenfassung für die Nutzung der von mir betrachteten digitalen Kommunikationskanäle mitgebracht.

Beginnen wir mit Facebook. Auf dieser Platform haben wir die Möglichkeit des Gruppenchats für die interne Kommunikation innerhalb der Organisationsleitung und für bestimmte Arbeitsgruppen des Film Leben Festivals 2014 genutzt. Dabei haben sich einige Nachteile herauskristallisiert. Wenn die Anzahl der in dem Gruppenchat enthaltenen Mitglieder eine bestimmte Summe übersteigt, wird die Kommunikation unübersichtlich. durch zu viele, aufeinander folgende Nachrichten von unterschiedlichen Gruppenchatmitgliedern entsteht ein einziges Durcheinander und bestimmte Teile der Kommunikation gehen verloren, weil sie niemand liest. Dadurch kommt es auch zu Wiederholungen, wenn ein Chatmitglied eine Information ein weiteres Mal postet, um sicherzugehen das seine Information dieses Mal gelesen wird. Das Gefühl, dass die eingegeben Informationen nicht gelesen werden könnten, führt zu einem sehr hektischen Chatverlauf, weil jeder seine Information so schnell wie möglich an die anderen Empfänger weitergeben möchte, um sicherzustellen das er diese erhält bevor eine andere Information im Chat eintrifft. Ein weiterer Nachteil ist das nachträgliche Hinzufügen von Chatmitgliedern. Werden diese erst nach einer gewissen Zeit in den Chat hinzugefügt und kennen noch nicht den gesamten Hintergrund des im Chat besprochenen Themas, müssen diese sich erst durch den gesamten Chatverlauf lesen ehe sie über alle Informationen im Bilde sind und verpassen dabei schon wieder die neu hinzugekommen Informationen, die sie auch noch einordnen und verarbeiten müssen.

Ein Gruppenchat hält alerdngs auch Vorteile bereit. So ist es möglich mit mehreren Mitgliedern aus dem Festivalteam über ein bestimmtes Thema zu debattieren, Ideen und Vorschläge zu sammeln, wenn für ein Teamtreffen nicht die Zeit ist bzw. die benötigten Personen sich nicht innerhalb des selben Ortes befinden, wo ein Treffen möglich wäre. Es ist also eine interne Kommunikation auch über Distanzen möglich. Ein weiterer Vorteil ist das versenden von wichtigen Dateien. Seien es Fotos von Locationbesichtigungen, erhaltene Angebote, benötigte Rechnungen oder das Protokoll vom letzten Teamtreffen. Eine Funktion die den Gruppenchat von anderen Grupenchats im privaten Nachrichteneingang abhebt ist die Betitelung. Man sollte dem Chat unbedingt einen Namen, passend zum behandelten Thema geben, um ihn gleich zu erkennen.

Für die Zukunft schlage ich vor die Anzahl der Gruppenchatmitglieder auf 4 zu beschränken und dabei, nur die, für das zu besprechende Thema, wichtigsten Personen einzubeziehen. Damit senkt man die Unübersichtlichkeit der eingehenden Informationen im Chat und auch die möglichen Wiederholungen. Insgesamt kann die Länge des Verlaufs gemindert werden, weil jeder die eingegeben Informationen lesen kann und das Thema, durch die gewonnene Übersicht, effizienter abgehandelt wird. Damit erübrigt sich auch das Thema, dass nachträglich Personen hinzugefügt werden. Unbedingt sollte der Gruppenchat einen passenden Namen erhalten, damit jedes Chatmitglied, beim Erhalt einer Nachricht in diesem Chat, sieht um was es thematisch darin geht.

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Neben den Gruppenchats haben wir auch einige Facebookgruppen eröffnet. Eine Film Leben Festival 2014 Gruppe, in der alle unsere Teammitglieder enthalten sind, und Facebookgruppen der einzelnen Deaprtments.

Bei der Nutzung dieser Facebookgruppen würde ich eher nicht von Nachteilen sprechen sondern von einem negativen Aspekt. Die selbstständige  Nutzung der Gruppen durch unsere Festivalmitglieder fällt eher schwach aus. Es gibt hauptsächlich Posts durch die Festivalleitung. Damit deute ich, dass diese Gruppe eher wie ein schwarzes Brett fungiert und drangepinte Informationen, durch die Organisationsleitung, dankend wahrgenommen werden.

Ein weiterer negativer Aspekt ist, dass man bei einer Anzahl von 60 – 70 Mitgliedern die meisten Namen nicht kennt und viele auch noch Pseudonyme auf Facebbok verwenden. Wenn sie sich nun also für die Gruppe bewerben kommt es, davon bin ich jedenfalls überzeugt, schon mal dazu, dass sich ein „fremdes“ Mitglied bewirbt. Das heißt jemand der ein Fan des Festivals ist und vielleicht auch in Deutschland lebt, allerdings nicht an der Organisation des Festivals beteiligt ist. Es gab auch schon einige Fakeaccounts die sich für die Gruppe beworben haben, welche allerdingsnicht angenommen wurden da es diese Profile ungefähr 3-4 Mal auf Facebook gab und sie erst seit ein paar Stunden existierten. Dadurch wird die Gruppe unnötig aufgebläht und es werden Informationen an Dritte weitergegeben, die diese Informationen gar nichts angehen oder mit ihnen nichts zu tun haben.

Die Vorteile, die wir in diesen Gruppen sehen sind vor allem diese, dass sich die Teammitglieder untereinander austauschen können.
Es sollen in den Departmentgruppen Ideen und Voschläge für Umsetzungen gesammelt werden. Teamteffen sollen ausgemacht, Umfragen gestartet und Dateien geteilt werden. Gibt es Kleinigkeiten oder Probleme, können diese spontan und flexibel in der Gruppe angesprochen und beim nächsten Teamtreffen geklärt werden. Außerdem ist es möglich zu sehen wer alles im Department aktiv ist, Namen und Kontakte können ausgetauscht werden, Freundschaften über das Projekt hinaus können aufrechterhalten werden.

Die Film Leben Festival 2014 Gruppe dient dazu allen Mitgliedern die selben Informationen zukommen zu lassen. Seien es Erfolge, Misserfolge, Departmentleitertreffen, Umfragen oder das Protokoll vom letzten Departmentleitertreffen. Es soll ein Eindruck entstehen wer alles an dem Projekt beteiligt ist und ein wenig Gemeinschaftsgefühl aufkommen. Ansonsten sind alle Vorteile vorhanden, die ich schon oben bei den Departmentgruppen angesprochen habe.

Für die nächste Auflage Film Leben Festival 2016 empfehle ich weiterhin die Nutzung von Facebookgruppen. Natürlich unter der Beachtung, dass es bis dahin neuartige, verbesserte digitale Kommuniaktionskanäle gibt, die alternativ genutzt werden könnten und gleichzeitig mehr Datenschutz bieten. Bei der Erstellung von Gruppen für Departments würde ich soweit nichts ändern. Die interne Kommunikation in diesen Gruppen kann vor allem durch den Deprtmentleiter angeregt werden bzw. hängt auch vom Klima innerhalb des Departments ab. Die allgemeine Facebookgruppe für das Festivalteam sollte eine deutlichere Namensgebung haben, aus der man herauslesen kann, dass es sich hier um eine interne Gruppe handelt und diese nur für das Team zugänglich ist. Somit kann man „Fremdbewerbungen“ von vornherein vermeiden.

Ein letztes, großes Mal digitale Kommunikation – Facebook

Hallo und Herzlich Willkommen zurück in meinem Blog!

Heute ging es ziemlich heiß her auf so gut wie allen 3 Kommunikationskanälen die wir von der Organisationsleitung und dem Team des Film Leben Festivals nutzen. Damit kann ich euch nocheinmal einen abwechslungsreichen und gut gefüllten Einblick in unsere interne Kommunikation über digitale Kommunikationskanäle geben, bevor ich mich morgen mit Tips für die nachfolgende Organisationsleitung und einem Fazit meinerseits bei euch verabschiede.

Ich möchte gern mit Facebook anfangen, da sich hier das meiste der internen Kommunikation abgespielt hat. Das Hauptthema war heute eine passende Antwort auf das Nominierungsvideo von Ilmpressions zu finden. Wie, wann und wo die Umsetzung dieser Idee erfolgt. Ilmpressions ist ebenfalls eine AG unter dem KuKo e.V. in der jährlch von Studenten in ehrenamtlicher Arbeit ein Film in spielfilmlänge produziert wird. diese Studenten haben ein kurzes Video gedreht indem sie Studenten vor und nach den Prüfungen kostenlos kleine Muntermacher und  Motivationsstärker schenkten. Im Ende des Videos wird unter Anderen das Film Leben Festival 2014 dazu nominiert, ebenfalls etwas für die gute Sache zu tun. Dieses Nominierungsvideo ist eine sinnvollere Abwandlung des „Social Beergames“, Biernominierungsvideos, die vor Kurzem zu Hauf im Internet kursierten.

Damit ihr euch auch etwas darunter vorstellen könnt habe ich euch das Nominierungsvideo von Ilmpressions mitgebracht:

Ilmpressions Gute Tat:

Leider kann ich euch das Video „Gute Tat des Film Leben Festivals“ noch nicht zeigen, da wir es erst nächste Woche drehen. Wer allerdings neugierig auf das Ergebnis ist findet es nächste Woche unter diesem Link: www.startnext.de/flf14.

Nun haben wir heute mit unserem Team spontanes Brainstorming über Facebook betrieben, um auf eine schöne Idee zu kommen, weil die meisten immer noch für Prüfungen lernen und für ein Treffen keine Zeit gewesen wäre. Deshalb liefen unser Gruppenchat der FLF Organisationsleitung und ein neu eröffneter Chat, extra für das Nominierungsvideo, sowie die allgemeine FLF Facebookgruppe und die FLF Marketing Gruppe auf Hochtouren.

In den neuen Chat „Nominierungsvideo“ haben wir unsere Departmentleitung aus Onlinemarketing, Making Of, Grafik/Design und uns 4 der Orga reingesteckt. Das waren die wichtigsten Köpfe für die anfängliche Ideenfindung, die sich mit der Umsetzung schnellstmöglich befassen mussten. Es war an uns spontan Ideen in diesem Chat zu kommunizieren, wir mussten uns gegenseitig freien Lauf lassen Einfälle einzubringen und gleichzeitig auf die anderen reagieren, um sie nicht außen vor zu lassen.

Es war ein sehr hektischer Chatverlauf, bei dem man schnell mal den Überblick verlieren konnte, wenn man sich mal 10 Minuten nicht beteiligt hat. Zudem hat es zu Beginn noch Überraschungen in der Kommunikation gegeben, weil sich de Zusammensetzung der Chatgruppe erst im Verlauf ergeben hat. So kamen zum Beispiel der Departmentleiter des Making Of und die Departmentleitung Grafik/Design erst relativ spät hinzu. Das machte sich zum einen bemerkbar, weil ich von ihnen plötzlich Kommentare zu meinen Chatnachrichten erhielt und die kleine Randnotiz erschien: „Tobias hat Linda zum Chat Nominierungsvideo hinzugefügt“. Dies wirkte sich auf unsere interne Kommunikation insofern aus das wir nicht mehr ÜBER die Person sprechen mussten und was deren Teil bei der Entwicklung des Videos war, sondern wir MIT ihr über ihre Beteiligung am Video kommunizieren konnten. Dies war natürlich wesentlich einfacher, weil Linda sich nun selbst direkt miteinbringen konnte und wir nicht nur Mutmaßungen anstellen mussten ob sie Zeit und welche Ideen sie hat oder inwiefern sie uns an der Umsetzung helfen kann.

Screenshot: neue Facebookgruppe Nominierungsvideo FLF

Was mir etwas negativ auffiel war, dass durch die vielen beteiligten Personen im Chat man wie bereits erwähnt, schnell den Überblick verlor und manche Nachrichten nicht zu lesen bekam, weil so viele andere Nachrichten sich anschlußen. So hatte ich zum Beispiel in den Chat geschrieben, das die beiden Mädchen der Departmentleitung Verleihung die Arbeiten hinter und vor der Kamera bei diesem Projekt unterstützen würden. Vor allem war diese Bemerkung an Corinna aus unserer Organisationsleitung gerichtet. Sie antwortete mir jedoch nicht, weshalb ich ihr in ihrem Privatchat das Gleiche nocheinmal schrieb. Daraufhin erhielt ich ihre Antwort. Meine vorherige Nachricht hatte sie nicht gelesen, weil die schon wieder unter den nachfolgenden nach oben gerutscht war. Zu dieser Situation ein Screenshot von mir:

Screenshot: Kommunikation mit Corinna in 2 verschiedenen Chatverläufen

Neben den Gruppenchats haben wir auch in 2 unserer FLF Gruppen Werbung für dieses Nominierungvideo gemacht und nach weiteren Helfern sowie kreativen Köpfen gesucht. Die Idee stand zu der Zeit schon fest. Wir wollen kleine Dankeschönkärtchen mit den verschiedensten „Dankeschönsprüchen“ kreieren und sie an die verschiedensten Menschen in Ilmenau verteilen. Sei es verkäufer, Kindergärtner, Security, irgendein Fremder in der Einkaufsstraße, um die Menschen zum Lächeln zu bringen und ihnen einfach mal Danke zu sagen.

In der Marketing Gruppe des FLF und in der allgemeinen Film Leben Festival 2014 Gruppe hat Corinna auf unser Vorhaben aufmerksam gemacht. Das wir noch viele verschiedene Dankeschönsprüche suchen, Leute die diese Kärtchen verteilen und welche die mit der Kamera filmen bzw. fotografieren. Interessanterweise kam in der FLF Gruppe mehr Reaktion auf ihren Post als in der Marketing Gruppe, wo man doch meint das in dieser Gruppe die Hauptverantwortlichen für diese Aufgabe sind. Doch hier gab es nur 2 Likes und in der anderen Gruppe dafür sehr viele Vorschläge für Sprüche:

Screenshot: Reaktion in Marketing Gruppe FLF

Screenshot: Reaktion in Film Leben Festival 2014 Gruppe

Ich denke der Unterschied kommt daher, dass in der allgemeinen Gruppe alle Mitglieder enthalten sind. Also wird die gesuchte Information von ihnen in der Gruppe veröffentlicht, in der das meiste Potenzial an Antworten steckt. Dann kann sich auch keine Antwort doppeln und man kann sich mit einer unbegrenzten Anzahl an Mitgliedern austauschen. Außerdem haben wir, die die vorgeschlagenen Sprüche dann auswerten, auch nur eine Quelle aus der wir auswählen müssen und nicht zwei.

Soviel zu unseren Facebook Gruppen und Chats. Ich hoffe ich konnte euch einen Eindruck vermitteln inwiefern wir intern mit Hilfe dieses digitalen Kommuniaktionskanals kommunizieren. Soweit es mir möglich war, habe ich meine Gedanken und Gefühle die mir während der Kommunikation aufgefallen waren versucht mit einzubringen und zu interpretieren. Dabei sind mir oft Vorteile und Nachteile der digitalen Kommunikation im internen Bereich einer Organisation / Projektes aufgefallen, die ich nachträglich versucht habe zu verbessern bzw. zu optimieren. Die Reflexion der internen Kommunikation des Film Leben Festivals, mit Hilfe dieses Blogs, hat mich oft auch außerhalb der digitalen Kommunikation darüber nachdenken lassen und ich habe mich dabei beobachtet die Kommunikation hierüber bewusster zu gestalten. Durch vermehrte Einbringung persönlicher und direkter Ansprache an mein Team, das Gefühl der Teamstärke und -einheit auch über Facebook zu vermitteln.

Wer möchte liest sich noch meine letzten, etwas kürzeren Beiträge bei Whats App und dem TU Email Account durch. Allen anderen Lesern wünsche ich einen schönen Abend!

 

 

Film Leben Festival 2014 Facebookgruppe

Nachdem ich euch ein kleines Update von unserer Event-Marketing Gruppe zugespielt habe, hier ein Einblick in unsere Film Leben Festival 2014 Facebookgruppe.

Auch hier schläft die interne Kommunikation zwischen Mitgliedern und Organisationsleitung zur Zeit ein bisschen – wie gesagt im Moment ist Prüfungsstress an unserer Universität.

Der letzte Post ist trotzdem nicht allzu lange her. Am 18.02. erst hat Corinna aus der Organisationsleitung einen Post gesetzt, indem sie unser Team um Mithilfe auffordert. Wir wollen für das Marketing Bierdeckel und Karten drucken lassen auf denen auf der einen Seite unser Film Leben Festival Logo mit Datum erscheint und auf der anderen Seite Filmzitate stehen. Dafür sollte jeder aus dem Team seine Ideen sprühen lassen und diese unter Corinnas Post setzen.
Es sind definitiv nicht wenige Antworten geworden.

Ich selber habe auch einige Zitate hinzugefügt. Gesehen wurde der Post von 40 Gruppenmitgliedern und 40 Kommentare wurden gesetzt. Ich denke wenn wir nocheinmal darauf aufmerksam machen, würden es noch mehr werden. An der Zahl der Kommentare sieht man, dass das Team sich gerne miteinbringt. Es ist gerne an Entscheidungen beteiligt und freut sich wenn man es nach seiner Meinung fragt. Egal ob digital oder face-to-face.
Ich selber hatte ein bisschen das Gefühl eines digitalen Battles. In dem Sinne das es anfangs nur so an Kommentaren hagelte, als würde jeder ein witzigeres oder provokanteres Zitat als der andere finden wollen. Was mir allerdings aufgefallen war, dass alle Mitglieder Zitate von Filmen mit realen Darstellern brachten, keiner dachte dabei an Animationsfilme. Deshalb machte ich es mir zur kleinen Aufgabe die Animationsfilme hierbei mit Zitaten zu vertreten. Auch dafür habe ich euch einen Screenshot mitgebracht.

Film Leben Festival 2014 Facebookgruppe

Ich finde es schade das die Gruppen generell eher weniger von den Departmentmitgliedern genutzt werden. Meistens sind es die Departmentleiter oder die Organisationsleitung, die einen Post einstellen, um Themen zu besprechen. Ich fände es schön, wenn die Gruppen auch zur Auswertung von Plänen, Ideen oder Problemen genutzt würden. Ich vermute allerdings, dass Themen die ein Teammitglied mit einem Departmentleiter oder einem anderen Teammitglied besprechen möchte, eher in einem privaten Chat geregelt werden.

Dadurch wird die Kommunikation beschleunigt, weil der Empfänger der Information direkt über den eigenen Chatkanal angesprochen wird und nicht über eine Gruppe auf die er erst klicken müsste um die Nachricht zu lesen. Oft ist es auch so das, wenn der Empfänger eine große Anzahl an Gruppen hat, ihm eine Neuigkeit in einer Gruppe nicht automatisch angezeigt wird und er deshalb von allein regelmäßig die Gruppe auf Neuigkeiten prüfen muss.

Für die interne Kommunikation zwischen den Departmentleitern, dem Team und der Organisationsleitung sind die Gruppen bei Facebook auf jeden Fall hilfreich. Sie werden allerdings nicht in dem Maße genutzt wie man es könnte. Dies ist nicht unbedingt ein Nachteil für die Kommunikation, da die in den Gruppen „fehlende“ Kommunikation in Einzelchats, per Mail, per Smartphone oder persönlich ausgeführt wird.

Ich hoffe ich konnte euch wieder einen interessanten Einblick verschaffen und wünsche noch einen schönen Nachmittag.

Facebookgruppe Event-Marketing FLF

Einen schönen Donnerstag Mittag allerseits! Sicherlich habt ihr euch schon gefragt wie es eigentlich mit der internen Kommunikation in den Facebookgruppen aussieht.

Zur Zeit herrscht ziemliche Funkstille. Ich denke das liegt zum Einen daran, dass zur Zeit an unserer Universität Prüfungszeit ist und die meisten Studenten am Lernen sind und sich dann weniger um außeruniversitäre Projekte kümmern. Zum Anderen muss ich zugeben, dass die Kommunikation in den Gruppen eh mehr von den Departmentleitern bzw. der Organisationsleitung ausgeht als von den Mitlgiedern der einzelnen Departments.

Der letzte Post in einer unserer Gruppen fand in der Event-Marketing Gruppe des Film Leben Festivals statt. Hierin habe ich das Department draufhingewiesen, dass es im April eine WG Party geben wird an der wir wahrscheinlich mit einer gesonderten FLF Bar teilhaben werden und die Partygäste mit kostenlosen Getränken verköstigen werden.

Mit diesem Post wollte ich die Departmentmitglieder auf den bevorstehenden Termin vorbereiten und eine Rückmeldung von ihnen erhalten, wer zu diesem Zeitpunkt in  Ilmenau ist und sich an einer Barschicht beteiligen wird. Der Vorteil bei Facebook Posts ist, dass einem angezeigt wird wer den Post gelesen hat. Diese Funktion müsste ich bei einer Email über den TU Email Account erst extra einstellen, damit ich eine Lesebestätigung bekomme.
2 der Event-Marketing Mitglieder haben auch sofort positiv darauf geantwortet. Nachfolgend habe ich einen Screenshot von dem Post für euch angefertigt, damit ihr euch selbst davon überzeugen könnt ;)!

Facebookgruppe Event-Marketing FLF

Um zu zeigen, dass ich ihre Antworten gelesen habe und meine Anerkennung für ihren Einsatz vorerst über diesen digitalen Kanal deutlich machen möchte, habe ich ihre Kommentare geliket.
Eine ausgeweitete Kommunikation sollte daraus nicht entstehen, da ich das Team wie gesagt erstmal nur auf den möglichen Termin hinweisen wollte und Näheres in einem persönlichen Departmenttreffen besprochen wird.

In einem gesonderten Beitrag möchte ich auch auf die anderen Facebookgruppen des FLF eingehen. Prinzipiell kann ich sagen, dass ich diese Gruppen sehr hilfreich finde um in den einzelnen Departments Themenspezifische Abläufe zu besprechen ohne immer gleich das gesamte Team damit ansprechen zu müssen.

Facebook

Ein digitaler Kommunikationskanal, der wohl nur noch bei einer geringen Anzahl von Menschen auf dieser Welt unbekannt ist und genauso gut von unglaublichen 1.060.627.980 Menschen weltweit genutzt wird. Davon gehen 26.000.000 Nutzer an Deutschland.
(allfacebook.de/userdata, 04.02.2014, 14:13Uhr, webMediaBrands Inc.)

Facebook wird von uns in vielerlei Hinsicht zur internen Kommunikation genutzt.
Zum Einen gibt es eine Facebookgruppe für unsere Mitglieder. Hier sind alle unter einem Dach vereint, egal ob Organisationsleitung, Departmentleitung oder Departmentmitglied. Auch einige Mitglieder der ersten Auflage des FLF 2012 sind hier enthalten.
Diese Gruppe dient uns dazu Erfolge als auch Niederlagen in der Planung des Festivals an alle Mitglieder zu kommunizieren. Wir machen Werbung für unsere Promotionparties, fordern Mitglieder anderer Departments zur departmentübergreifenden Hilfe auf. Unabhängig von organisatorischen Aspekten, dient diese Gruppe auch immer als Anlaufpunkt für Informationssammlung, für Kritiken positiver oder negativer Natur und als Anlaufstelle bei Problemen.
Die „alten“ Festivalmitglieder haben die Möglichkeit zusätzlich Ideen/Anregungen und Vorschläge zu liefern, die aus ihren Erfahrungswerten herrühren. Dadurch stehen sie uns auch immer als erster Ansprechpartner zur Verfügung, wenn sich für irgendein Mitglied Fragen in der Planung ergeben.

Diese Facebookgruppen nutzen wir außerdem innerhalb der einzelnen Departments. Somit besteht die Möglichkeit auch nochmal innerhalb der Departments über Erfolge, Misserfolge, Probleme und Ideen abzustimmen. Zusätzlich können Aufgaben spontan besprochen und neue vergeben werden.

Speziell die Organisationleitung hat sich einen eigenen Chatkanal angelegt. Dieser existiert seit den ersten Tagen in denen sich die 4-köpfige Leitung zusammen geschlossen hat und wird täglich genutzt. Egal ob Neuigkeiten, Ideen, Probleme oder organisatorische Erinnerungen – in diesem Chat wird alles besprochen, wobei es schon mal zu Missverständnissen kommen kann. Ab und zu schlägt der Ton schon mal in rauhere Töne um, der ein oder andere verwechselt den Chat mit einem anderen Chat oder die Themen driften ab. Am Ende gibt es aber immer mindestens einen der wieder zur Ordnung aufruft. Neben schriftlichem Content teilen wir hier auch Videos oder Fotos z.B. von Locationbesichtigungen oder potenziellen Bands für unsere Verleihungsgala.

Unabhängig von diesen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten die Facebook anbietet, schreiben wir uns natürlich auch intern mit Mitgliedern in Einzelchats, die die selben Vor- und Nachteile haben. Auf diese Einzelchats werde ich jedoch nicht eingehen können, da dies doch zu Umfangreich wäre.

Anschließend habe ich euch ein paar visuelle Beispiele aus unserem Kommuniaktionsalltag auf Facebook mitgebracht:

Hier seht ihr den FLF Orga Chatkanal der nur aus der Organisationsleitung besteht.
In diesem Beispiel sind wir auf der Suche nach einem zweiten Schrimherren für unser Kurzfilmfestival.

Dieser Screenshot zeigt euch unsere Facebookgruppe für alle Festivalmitglieder.

Auf diesem Bild erhaltet ihr einen kleinen Einblick in der separaten
Facebookgruppen: für das Film Leben Festival Marketing.

Damit möchte ich mich auch schon für Euer Interesse für diesen Blogeintrag bedanken. Im Zusammenhang mit Facebook wird in den nächsten Tagen direkt vom Geschehen immer wieder berichtet! Einen schönen Tag Euch noch!

Organisationsstruktur des „Film Leben Festivals“

Die Planung und Organisation des Kurzfilmfestivals leiten Louise Meier, Lars Kattelmann und Corinna Rieger, Studenten der Angewandten Medienwissenschaft im 5. Semester und ich, ebenfalls Studentin der Angewandten Medienwissenschaft im 7. Semester der TU Ilmenau.

Diese verantwortungsvolle Aufgabe wurde uns in einem Feedbackgespräch, nach der Durchführung des ersten Festivals 2012, anvertraut. Deshalb sind wir bereits seit dem Wintersemester 2012/13 am planen und organisieren der Veranstaltung, sowie dem akquirieren von interessierten Mitgliedern, Förderern und Sponsoren.

Nachdem wir vier Infotreffen durchgeführt hatten und schon viele ehrenamtliche Helfer gewinnen konnten, wurden diese in unsere Organisationsstruktur eingewiesen, von der wir einen Großteil des ersten Projektes übernommen haben. „Immer häufiger wird in der Praxis […] eine eigene Projektorganisation […] gegründet, welche die wesentlichen Fachgebiete in sogenannte Workstreams mit Arbeitspaketen unterteilt und diesen Workstreams entsprechende Teams allokiert, die bis zu 100% ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufwenden.“ (Nagel, 2012, S. 23) Unsere Workstreams sind Departments, welche für verschiedene Bereiche des Kurzfilmfestivals Verantwortung tragen. Jedes Department wird von mindestens einem Departmentleiter betreut, welcher für die Planung, Organisation und Durchführung des Departments verantwortlich ist. Dafür hat jeder Departmentleiter ein Team unter sich, mit welchem eigenständig regelmäßige Departmenttreffen durchgeführt werden sollten, in denen die Aufgaben des Departments besprochen bzw. sich neue Ideen / Umsetzungsmöglichkeiten im Department überlegt werden.

Für eine übersichtliche und zuverlässige Kommunikation sind jedem Projektleiter bestimmte Departments unterstellt. Somit hat jeder aus der Projektleitung eine bestimmte Anzahl zugeteilter Bereiche des Festivals, für welche er der Spezialist ist und die Arbeit in den Departments lenkt und sicherstellt.

Um dennoch eine Gesamtübersicht über alle Departments für jeden der 4 Projektleiter zu gewährleisten, finden regelmäßig Projektleitertreffen, auch ORGA – Treffen genannt, statt, bei denen über den aktuellen Stand in den einzelnen Departments aufgeklärt wird und, wenn benötigt, die Zustimmung der anderen Projektleiter oder Anregungen für Umsetzungen in den Departments, eingeholt werden kann.

Die Organisationsstruktur des „Film Leben Festivals“ habe ich für euch, in einer selbst erstellten Grafik, veranschaulicht:

Hier wird für euch deutlich sichtbar, wer für welches Department die Verantwortung trägt. Wie ihr seht teilen Louise und Corinna sich das Department Finanzen und Förderer. Das liegt daran, dass beide Departments miteinander verwoben sind. Sie erfordern von der Departmentleitung einen ständigen Überblick über die Finanzen sowie ein hohes Maß an Genauigkeit. Zudem muss im Department Finanzen der Finanzplan erstellt werden, welcher  wiederum für Förderantrage im Department Förderer benötigt wird.

Die Kommunikation der Projektleitung mit den Departments und innerhalb der Leitung selbst, erfolgt hauptsächlich über Facebook, Whats App, den Mailaccount der TU Ilmenau, doodle – Umfragen und mündlich bei Treffen der Projektleitung mit den Departmentleitern. Darauf werde ich allerdings in meinem nächsten Beitrag genauer eingehen.